COACHING
SYSTEM
Membantu trainee melihat gap, memahami standar, memperbaiki tindakan, dan membangun kebiasaan melalui observasi serta pengulangan.
→ REPEAT → MEASURE
Coaching bukan sekadar memberi nasihat.
Supervisor menggunakan coaching untuk memperbaiki perilaku yang spesifik. Fokusnya bukan menyalahkan orang, tetapi membantu trainee memahami gap dan melakukan standar yang benar.
“Kamu harus lebih bagus.”
Komentar umum tidak menjelaskan perilaku mana yang salah, standar apa yang diharapkan, dan apa yang harus diulang.
Gap → Standard → Practice
Sebutkan perilaku yang terlihat, tunjukkan standar yang benar, lalu minta trainee mengulanginya.
CORRECT THE BEHAVIOR.
THEN OBSERVE AGAIN.
Coaching bergerak dalam loop sampai perilaku memenuhi standar.
↓
STOP
↓
CORRECT
↓
DEMONSTRATE
↓
REPEAT
↓
OBSERVE AGAIN ↻
FROM GAP TO IMPROVEMENT
Gunakan alur sederhana agar coaching tetap objektif, singkat, dan mudah dieksekusi Supervisor.
OBSERVE
Apa yang benar-benar terjadi?
Catat tindakan, kata-kata, postur, respons, atau keputusan yang terlihat.
DESCRIBE THE GAP
Apa perbedaan dengan standar?
Gunakan fakta perilaku. Hindari label pribadi seperti malas, buruk, atau tidak berbakat.
EXPLAIN & DEMONSTRATE
Apa standar yang benar?
Jelaskan alasan dan peragakan bila perilaku tersebut dapat didemonstrasikan.
REPEAT
Bisakah trainee melakukannya?
Minta trainee mengulang segera. Jangan berhenti pada kata “paham”.
MEASURE
Apakah perbaikannya bertahan?
Observasi kembali dalam role play atau situasi kerja nyata dan beri score.
PERILAKU YANG BERUBAH ADALAH BUKTI.
DON’T ATTACK THE PERSON.
Supervisor harus membedakan identitas seseorang dengan perilaku yang sedang diperbaiki.
MAKE THEM THINK.
Tidak semua gap harus langsung diberi jawaban. Pertanyaan coaching membantu trainee membangun awareness dan kemampuan mengevaluasi dirinya sendiri.
USE QUESTIONS LIKE:
• “Menurutmu bagian mana yang sudah baik?”
• “Bagian mana yang belum sesuai standar?”
• “Apa yang customer mungkin rasakan?”
• “Kalau diulang, apa yang akan kamu ubah?”
• “Coba tunjukkan versi yang lebih baik.”
KEEP FEEDBACK ACTIONABLE
Gunakan struktur yang konsisten agar trainee tahu apa yang harus dipertahankan dan apa yang harus diperbaiki.
YANG SUDAH BAGUS
Pertahankan perilaku yang sudah sesuai standar.
YANG HARUS DIPERBAIKI
Pilih gap yang paling relevan, bukan daftar panjang kesalahan.
PRIORITAS BERIKUTNYA
Tetapkan satu fokus utama untuk repetisi selanjutnya.
COACH THE REAL MOMENT
Gunakan kasus kerja nyata sebagai bahan coaching dan kemudian masukkan kasus yang bernilai ke Role Play Bank.
Greeting terlalu pasif
COACHING:
“Posturmu sudah menghadap customer, tetapi volume greeting masih terlalu rendah. Saya contohkan sekali, lalu kamu ulangi.”
Sales terlalu cepat menjelaskan produk
COACHING:
“Kamu sudah menguasai produk. Gap-nya: kita belum tahu kebutuhan customer. Ulangi, tetapi kali ini gunakan dua pertanyaan sebelum presentasi.”
Sales memotong pembicaraan customer
COACHING:
“Informasimu benar, tetapi kamu masuk sebelum customer selesai. Ulangi dengan mendengar sampai selesai, pause, lalu respon.”
Follow-up WhatsApp terlalu mengejar
COACHING:
“Tujuan follow-up adalah membantu customer melanjutkan keputusan. Mari ubah pesan menjadi lebih singkat, relevan, dan memberi alasan untuk merespon.”
→ BETTER HABIT
COACH CLOSE TO THE EVENT
Semakin dekat coaching dengan kejadian, semakin mudah trainee mengingat konteks dan memahami koreksi.
COACHING MOMENTS
☐ Setelah observasi sales
☐ Setelah role play
☐ Setelah customer case penting
☐ Setelah follow-up yang kurang tepat
☐ Saat kesalahan berulang
☐ Saat ada improvement yang perlu diperkuat
SMALL CORRECTIONS
☐ Observe
☐ Pilih 1 gap utama
☐ Coaching singkat
☐ Minta trainee mengulang
☐ Catat fokus berikutnya
SEE THE PATTERN
☐ Review score
☐ Cari gap yang berulang
☐ Tentukan training priority
☐ Review improvement
☐ Update Role Play Bank
WHEN THE SAME GAP RETURNS
Jika gap yang sama terus muncul, Supervisor jangan hanya mengulang nasihat. Naikkan level intervensi secara terstruktur.
Ingatkan standar dan minta koreksi segera.
Kembali ke demonstrate + role play + repeat.
Tentukan target khusus dan observasi lebih dekat.
Masukkan pola berulang ke evaluasi kinerja untuk tindak lanjut formal.
CAN THE SUPERVISOR IMPROVE PEOPLE?
Target minimum 4/5 pada setiap kompetensi, bukan hanya nilai rata-rata.
| COMPETENCY | TARGET |
|---|---|
| OBSERVE | ≥ 4/5 |
| IDENTIFY GAP | ≥ 4/5 |
| COMMUNICATE FEEDBACK | ≥ 4/5 |
| DEMONSTRATE | ≥ 4/5 |
| CORRECT & REPEAT | ≥ 4/5 |
| FOLLOW-UP | ≥ 4/5 |
OBSERVE. CORRECT. REPEAT.
Supervisor bukan hanya menemukan kesalahan. Supervisor membantu orang melihat gap, memperbaikinya, lalu memastikan perubahan tersebut bertahan.
DON’T JUST CORRECT PEOPLE.
DEVELOP PEOPLE.
OBSERVE → CORRECT → DEMONSTRATE → REPEAT → MEASURE
ORCA BUSINESS ACADEMY